DÉVELOPPEMENT LOCAL

INFORMATIQUE

| n°1750 | Togo |
| Lomé |

INITIATIVES DES JEUNES POUR LE DÉVELOPPEMENT

Accompagnement pour l’informatisation de la gestion administrative et financière de l'association

JE POSTULE

 

Capacité d'accueil par mission :

DE 1 À 2 VOLONTAIRES

L’association togolaise Initiatives des Jeunes pour le Développement a été créée à Lomé en 2000 par Edoh Agbove, alors jeune diplômé qui constatait que les formations universitaires ne correspondaient pas aux offres d'emploi. Il réuni alors d’anciens camarades d’Université pour créer un centre de formation original, l’Institut de Formation et d’Appui aux Initiatives de Développement (IFAID)

L’objectif des formations complémentaires courtes (3 à 9 mois), reconnues par l’Etat,, est de faciliter l’accès à l’emploi salarié aux jeunes et de favoriser l’auto-emploi. M. Pascal Agbové, le président de l’IDJ explique : « Notre souhait est de voir les jeunes devenir des acteurs responsables de leur propre itinéraire d’insertion sociale. Il est important de les mobiliser, les motiver et les armer intellectuellement. Notre institut permet aux jeunes d’avoir les qualifications requises et l’innovation est que les étudiants sont appelés à faire des stages pratiques. Nous faisons venir les personnes qui sont déjà sur le terrain afin qu’ils leur donnent des conseils. Au-delà de la formation nous accompagnons ces jeunes dans la recherche d’un emploi rémunéré ou pour la création de leur propre entreprise. »

Les filières de formation proposées par l’institut sont le secrétariat, la bureautique, l’informatique de gestion, la maintenance informatique, la création de site internet, le marketing, le management, , la comptabilité, la photographie, la mécanique, le transit commercial aux douanes et l’entrepreneuriat. Les formations durent de 3 à 9 mois selon les filières. Les promotions comptent une cinquantaine de jeunes. Le Centre organise aussi des sessions de formation continue pour les entrepreneurs déjà installés. Il existe trois types de cursus :
- les cours en journée pour les jeunes diplômés
- les cours du soir pour les personnes déjà en activité, de 18h à 22h.
- des sessions intensives pendant les vacances.

Ponctuellement, le centre accueille des évènements sur des sujets comme le développement durable, la citoyenneté et la démocratie.

L’institut dispose de cinq classes: 2 salles informatiques, 2 salles de cours théoriques et une salle-atelier pour la formation en maintenance informatique et réseau. Les formations sont animées par une équipe de dix professeurs (5 permanents et 5 temporaires) et coutent entre 5 000 FCFA (environ 8 euros) et 200.000 FCFA (environ 300 euros). Des réductions de frais sont acceptées pour les jeunes en difficultés par l’association. Le budget annuel du centre est en moyenne de 12.000.000 FCFA par an soit environ 18 300 Euros, alimenté par les frais de formation et ponctuellement par des bailleurs de fonds publics et privés (PNUD, Ministère de la jeunesse, Banque Populaire).

Accompagner l’équipe de l’IJD dans la création d’outils informatisés de gestion administrative et financière

L’association Initiatives des Jeunes pour le Développement rencontre des problèmes de gestion administrative et comptable.

Elle a des difficultés à réaliser le suivi des paiements des apprenants de l’institut et le suivi budgétaire. Des erreurs sur l’état financier de l’institut et la facturation des heures de cours assurés par les experts externes ont été remarquées. Elle rencontre également des difficultés lorsqu’elle doit retrouver les informations sur les élèves actuels ou anciens.

L’informatisation de sa gestion permettra de réduire la perte d’information et d’améliorer la comptabilité de l’association.

Après une première mission de deux volontaires (dévembre 2013) qui a permis la création d'un outil de gestion programmé en PHP et SQL, l'ONG a pu informatiser ses données. Néanmoins, une deuxième mission est nécessaire pour permettre à ses membres d'actualiser cette nouvelle base de données et de créer de nouvelles fonctionalités afin d'optimiser son utilisation.

Une première mission réalisée par deux volontaires en décembre 2013 a permis à l'association de créer une base de données programmée en PHP et SQL.

La base de données permet à l'association de regrouper ses données au sein d'un même outil de gestion, à savoir:
- fichier des élèves (numéro, date d’entrée au centre, formation suivie)
- fichier des formateurs prestataires externes auxquels ils font appel.
- suivi comptable (enregistrement des entrées d’argent comme les frais de formation et des sorties : salaires des professeurs, frais de fonctionnement)
- planning des élèves et des professeurs
- fichier des fournisseurs : (matériels et fournitures : nombre, date d'acquisition, état et nature des équipements)
- fichier RH des salariés de l’association (jours travaillés, salaires)

Après une première phase de découverte de la nouvelle base de données et d'échanges avec les participants, le/la volontaire devra poursuivre la mise à jour de l'outil de gestion créé par les anciens volontaires. Il/elle devra avoir une bonne maitrise du langage PHP et PL/SQL et former au moins un des membres de l'IJD à en maitriser les bases afin de lui permettre de mettre à jour l'outil de gestion.
Il/elle devra également créer de nouvelles fonctionnalités sur la base de données en tenant compte des besoins des participants.

Pour vous aider dans la préparation de votre mission, vous pouvez contacter le réseau Compétences Solidaires.

Nom des bénéficiaires : Equipe de l'institut de formation

Nombre de participants : 6

Niveau des participants

Les participants de la missios sont les membres de l'équipe : Secrétaire, Comptable, Chef du Personnel, Chargé de Communication, Chargé de programmes, Directeur Exécutif). Ils sont six personnes (2 femmes et 4 hommes) entre 24 et 37 ans

Formation des participants

Les formations du personnel sont diverses et vont du baccalauréat jusqu’au master.

Très bon niveau de lecture et d’écriture en français

Tous maîtrisent les bases de l'informatique et les logiciels tels que Word et Excel. Par contre, ils n’ont pas un niveau suffisant pour créer des outils de gestion sur Excel. Ils n’ont pas d’expérience de logiciels de bases de données.

Lieu de mission : Lomé

Aéroport / Lieu d'arrivée : Lome [tokoin]

Transfert sur le lieu de mission

Le/la volontaire sera accueilli à l’aéroport par M. Edoh Agbove et accompagné en taxi jusqu'à l'hotel (30 minutes au plus)

Condition d'hébergement et d'intendance

Le/ la volontaire sera logé(e) à l’hôtel Epsilon à Lomé en chambre individuelle avec salle de bain. Le/la volontaire devra apporter une moustiquaire.

Moyens mis en œuvre

Table-bureau avec chaise, 10 ordinateurs (Windows 2007), Internet, Vidéo Projecteur, imprimante, scanner

Organisation

Du lundi au vendredi 8h 30 à 12h 30 / 14h 30 à 18h

Le/la volontaire devra apporter sur clef, s’il le juge nécessaire, un logiciel (gratuit, licence libre) de création de base de données.

Remarques

Le/la volontaire devra avoir une expérience en création d’outils Excel ou en utilisation de logiciels de bases de données (type gratuit, licence libre).

Aucun rapport de mission de volontaire en ligne pour ce projet.

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